1. Dönem Veli Toplantısı Tutanağı (2026-2027): Örnek

2026-2027 eğitim öğretim yılında dersler 14 Eylül 2026 Pazartesi günü başlıyor. Birinci dönem 22 Ocak 2027 Cuma günü sona eriyor. Ara tatil ise 16-20 Kasım 2026 tarihleri arasında. Birinci dönem veli toplantılarını bu üç tarihe bakarak planlayabilirsin.

Birinci dönemde çoğu okul iki veli toplantısı yapar. İlki sene başı toplantısıdır. Eylül sonu ile Ekim ayı içinde yapılır. Amacı tanışmak ve yılın düzenini kurmaktır. İkincisi dönem ortası toplantısıdır. Genellikle Kasım ayında, ara tatilin hemen öncesinde ya da sonrasında yapılır. Amacı ilk sonuçları değerlendirmektir.

Her iki toplantının tutanağı da aynı iskeleti kullanır: tarih, gündem, görüşülen konular, kararlar ve imzalar. Bu iskeletin ayrıntısını veli toplantısı tutanağı örneği rehberinde anlattık. Bu sayfada ise birinci döneme özgü olanı bulacaksın: iki toplantının hazır gündemleri, örnek karar cümleleri ve imza çizelgesi.

Sene başı toplantısı yılın en yoğun toplantısıdır. Birçok veli seni ilk kez görür. Bu yüzden gündemin ağırlığı tanışma ve bilgilendirmedir. Not ya da davranış değerlendirmesi bu toplantının konusu değildir; daha ortada değerlendirilecek bir sonuç yoktur. Örnek bir sene başı gündemi şöyle kurulur.

1. Açılış, tanışma ve yoklama.
2. 2026-2027 yılı hedefleri ve derslerin işlenişi hakkında bilgilendirme.
3. Sınıf kuralları ve öğrencilerden beklentiler.
4. Servis, beslenme ve kırtasiye ihtiyaçlarının konuşulması.
5. e-Okul bilgilerinin güncellenmesi ve sınıf iletişim kanalının belirlenmesi.
6. Veli soruları, dilekler ve kapanış.

Tutanağın kararlar bölümüne şu cümleleri kendi sınıfına uyarlayarak yazabilirsin.

• Velilerin e-Okul'daki telefon ve adres bilgilerini Ekim sonuna kadar güncellemesine karar verildi.
• Sınıf iletişimi için tek bir mesaj grubu kurulmasına ve duyuruların yalnızca bu gruptan yapılmasına karar verildi.
• Beslenme çantasında sağlıklı yiyeceklere yer verilmesine, okula gazlı içecek gönderilmemesine karar verildi.
• Kırtasiye eksiklerinin Eylül ayı bitmeden tamamlanmasına karar verildi.
• Servis kullanan öğrencilerin eve gidiş değişikliklerinin öğretmene aynı gün bildirilmesine karar verildi.

Dönem ortası toplantısı bambaşka bir havada geçer. Artık elinde somut veri vardır: ilk sınav sonuçları, devamsızlık günleri ve iki aylık sınıf gözlemin. Tanışma faslı yoktur; doğrudan değerlendirmeye geçilir. Çoğu öğretmen bu toplantıyı 16-20 Kasım ara tatilinin hemen öncesine ya da sonrasına koyar.

1. Açılış ve yoklama.
2. İlk sınav ve değerlendirme sonuçlarının genel özeti.
3. Devamsızlık ve okula geç kalma durumları.
4. Sınıf içi davranışlar ve arkadaşlık ilişkileri.
5. Dönem sonuna kadar izlenecek çalışma planı.
6. Bireysel görüşme taleplerinin alınması ve kapanış.

Sonuçları paylaşırken tek tek öğrenci adı ve not sayma. Sınıfın genel durumunu anlat; bireysel durumları toplantı sonrası özel görüşmeye bırak. Bu hem öğrenciyi korur hem de tutanağı sade tutar. Kararlar bölümü için şu örnekleri kullanabilirsin.

• Sonuçların düşük olduğu derslerde haftalık tekrar süresinin artırılmasına karar verildi.
• Devamsızlığı artan öğrencilerin velileriyle bireysel görüşme yapılmasına karar verildi.
• Dönem sonuna kadar her akşam düzenli okuma ve ders tekrarı yapılmasına karar verildi.
• Davranış sorunlarında önce öğretmenle görüşülmesine, gerekirse okul rehberlik servisinden destek istenmesine karar verildi.
• İkinci dönemin başında yeni bir değerlendirme toplantısı yapılmasına karar verildi.

İmza çizelgesi, toplantıya hangi velilerin katıldığını gösteren listedir. Tutanağın ekidir ve okul idaresinin ilk baktığı sayfadır. Toplantıdan önce hazırlarsan kapıda kalabalık ve karışıklık olmaz. Çizelgede şu sütunlar bulunur.

• Sıra numarası.
• Öğrencinin adı ve okul numarası.
• Velinin adı ve yakınlığı: anne, baba ya da vasi.
• İmza alanı.
• Katılmayanlar için açıklama alanı.

Çizelgeyi öğrenci listesine göre önceden doldur; velilere yalnızca imza kalsın. İmzaları toplantı biterken, veliler sınıftan çıkmadan al. Katılmayan velinin satırını boş bırak ya da katılmadı yaz. Kimsenin yerine imza atma; çizelge tutanağın en çok incelenen sayfasıdır.

Sene başı toplantısını kaçıran veli, yılın kurallarını ve iletişim düzenini öğrenememiş olur. Bu yüzden bilgilendirmeyi geciktirme. Gündemi ve alınan kararları kısa bir yazıyla öğrenci aracılığıyla gönder ya da veliyi telefonla ara. Bilgilendirmenin tarihini ve yöntemini tutanağın altına küçük bir notla ekle.

Kasım toplantısına gelmeyen veli için durum daha önemlidir. Çünkü konuşulan konu çocuğunun ilk sonuçlarıdır. Bu veliyi bireysel görüşmeye davet et. Görüşme ara tatil dönüşüne de kalabilir; önemli olan dönem bitmeden yüz yüze ya da telefonla konuşmuş olmandır. Böylece hiçbir veli karneyi sürprizle açmaz.

Toplantı bittiğinde tutanağı aynı gün tamamla. Bir nüshasını okul idaresine teslim et, birini sınıf dosyanda sakla. Tutanağı telefonda hazırlamak istersen EvrakKürek'i deneyebilirsin; ücretsiz uygulama hazır şablonla imzaya hazır bir PDF üretir ve bilgilerin cihazında kalır. Uygulama çok yakında mağazalarda yayında olacak.

Bir ipucu daha: sene başı toplantısında alınan kararları Kasım toplantısında tek tek kontrol et. Hangi karar uygulandı, hangisi eksik kaldı? Bu değerlendirmeyi bir cümleyle Kasım tutanağına da yaz. Örneğin: Eylül toplantısında alınan okuma saati kararının uygulandığı görülmüştür.

Böylece iki tutanak birbirine bağlanır. Dönem sonunda elinde tarih sırasına dizilmiş, kararları takip edilmiş eksiksiz bir dosya olur. İkinci dönemin ilk toplantısına da hazır bir zemin bırakmış olursun.