e-Kurul ŞÖK ve Zümre Girişi: Güncel Rehber

e-Müfredat, Milli Eğitim Bakanlığı'nın internet sitesidir. Adresi e-mufredat.meb.gov.tr'dir. Siteye MEBBİS kullanıcı adın ve şifrenle girersin. Sitede yıllık planlar ve kurul toplantıları için ekranlar bulunur. Kurul ve zümre toplantılarının kaydedildiği bölüm öğretmenler arasında kısaca e-Kurul diye anılır. ŞÖK ve zümre toplantıları bu bölümden sisteme işlenir.

Sistem kaydı, toplantının dijital halidir. Ama çoğu okulda kağıt tutanağın yerini tutmaz. Okullar genellikle ıslak imzalı tutanak da ister. Yani düzen ikilidir: toplantıyı sisteme girersin, bir de imzalı kağıt tutanağı dosyalarsın. İkisindeki bilgiler birbirini tutmalıdır.

Peki bu sistem neden var? Amaç, toplantıların izlenebilir olmasıdır. İl ve ilçe milli eğitim müdürlükleri kurul kayıtlarını sistem üzerinden görebilir. Kararların takibi de kolaylaşır. Senin için faydası şudur: geçmiş toplantıların kaydına tek yerden ulaşırsın.

Uygulama okuldan okula ve kademeden kademeye değişebilir. Bazı okullar her kurulu sisteme girer. Bazıları yalnızca zümreleri girer. Okulundaki kuralı müdür yardımcısına sor. Dönem başında yapılan duyuruları da takip et.

Sisteme girmeden önce her bilgiyi elinin altına al. Ekran başında bilgi aramak zaman kaybettirir. Şunları hazırla:

• MEBBİS kullanıcı adın ve şifren. Şifreni bilmiyorsan mebbis.meb.gov.tr adresindeki Şifremi Unuttum bölümünü kullan.
• Toplantının tarihi, saati ve yeri.
• Katılımcı listesi. Toplantıya katılan öğretmenlerin adları ve branşları.
• Gündem maddeleri. Toplantıda konuşulan konuların sıralı listesi.
• Alınan kararların temiz bir listesi. Her kararda ne yapılacağı ve kimin sorumlu olduğu yazsın.
• Varsa imzalı kağıt tutanak. Sisteme girerken ondan bakarak yazarsın.

En büyük kolaylık, kararları önceden hazır metin olarak yazmaktır. Metni bilgisayarda ya da telefonda yaz. Sonra sisteme kopyala. Böylece hem hızlı çalışırsın hem yazım hatası azalır. Uzun süre ekranda yazı yazarsan oturumun kapanabilir ve yazdıkların kaybolabilir.

ŞÖK girişi için bir hazırlık daha gerekir: öğrenci durumu. ŞÖK kararlarının çoğu tek tek öğrencilerle ilgilidir. Hangi öğrenci için hangi karar alındıysa yanında yazsın. Kaynaştırma öğrencisi varsa onunla ilgili kararları ayrıca not et. Zümre girişinde ise ders planları ve ölçme değerlendirme kararları öne çıkar.

Aşağıdaki akış genel çerçevedir. Sistem zaman zaman güncellenir. Ekran ve menü adları değişebilir. Bir adımda takılırsan okulundaki müdür yardımcısına danış. e-Müfredat sayfasındaki duyuruları da kontrol et.

1. e-mufredat.meb.gov.tr adresine gir. MEBBİS bilgilerinle giriş yap.
2. Kurul ve zümre işlemleri Yıllık Plan modülünün altında yer alır. Eğitim kurumu işlemleriyle ilgili menüyü aç.
3. Yeni toplantı kaydı aç. Kurul türünü seç: ŞÖK için Sınıf/Şube Öğretmenler Kurulu, zümre için zümre kurulu seçilir. Toplantının tarihini, saatini ve açıklamasını gir.
4. Katılımcıları ekle. Gündem maddelerini sırayla işle.
5. Toplantı yapıldıktan sonra her gündem maddesi için alınan kararı yaz.
6. Genel işleyişte katılımcılar kendi MEBBİS girişleriyle kararları görür ve onaylar.
7. Kurul başkanı toplantıyı sistemde sonlandırır. Son olarak okul müdürü kaydı sistem üzerinden onaylar.

Emin olmadığın adımda tahmin yürütme. Yanlış açılan kaydı düzeltmek, sormaktan çok daha uzun sürer. Okulunda bu işi daha önce yapmış bir öğretmenden ekranı birlikte açmasını istemek de iyi bir yoldur. İnternetteki eski kılavuzlara da dikkat et. Birçoğu sistemin ilk yıllarından kalmadır. Ekran görüntüleri bugünkü halinden farklı olabilir. En güncel bilgi her zaman okulundadır.

Girişlerde bazı sorunlar sık yaşanır. Çoğunun çözümü senin elinde değildir. Yetki ve onay ayarlarıyla ilgilidir. Bu yüzden sorunu erken bildirmek önemlidir. En sık görülenler şunlardır:

• Yetki görünmüyor: Zümre başkanısın ama ilgili ekranları göremiyorsun. Yetkin henüz tanımlanmamış olabilir. Sisteme en az bir kez MEBBİS ile giriş yapmış olman gerekir. Sonrasında durumu okul müdürüne bildir. Yetki tanımını okul yönetimi ya da il/ilçe milli eğitim müdürlüğü yapar.
• Toplantı kaydı açılmıyor: Tarih aralığı ya da dönem seçimi uymuyor olabilir. Önceki bir kayıt tamamlanmadan yenisi açılamayabilir. Okul yönetimiyle birlikte kontrol et.
• Karar silinemiyor ya da düzeltilemiyor: Onaylanan kayıtlar genellikle kilitlenir. Düzeltme için onayın kaldırılması gerekebilir. Okul müdürüne başvur. Çözülmezse ilçe milli eğitim müdürlüğünden destek iste.
• Sistem yavaş ya da hata veriyor: Yoğun günlerde herkes aynı anda giriş yapar. Farklı bir saatte, örneğin sabah erken tekrar dene.

Çözemediğin sorunlarda sıra şudur: önce müdür yardımcısı, sonra okul müdürü, sonra ilçe milli eğitim müdürlüğü. Milli eğitim müdürlüklerinde e-Müfredat işlemleriyle ilgilenen personel bulunur.

Girişler dönem başında yoğunlaşır. Zümre toplantıları genellikle eylül ayının ilk haftalarında yapılır. ŞÖK toplantıları ise çoğu okulda ekim ve kasım aylarına denk gelir. Herkes aynı günlerde sisteme girince yavaşlama yaşanabilir. İkinci dönemin başı ve sene sonu da yoğun geçer. Sene sonu kurulları karne dönemine denk gelir. O günlerde zaten işin çoktur.

En sağlıklı yol, girişi toplantıdan hemen sonraki günlerde yapmaktır. Kararlar akılda tazeyken yazmak hem hızlıdır hem daha doğrudur. Son güne bırakırsan iki sorun birden yaşarsın: sistem yoğun olur ve acele yüzünden hata yaparsın.

• Okulun verdiği son giriş tarihini takvimine not et.
• Girişi son güne değil, toplantıdan sonraki ilk birkaç güne planla.
• Karar metinlerini toplantı biter bitmez temize çek.
• Dönem sonunda da aynı kural geçerlidir: sene sonu kurullarını bekletme.

Sistem kaydı tek başına yetmez. Islak imzalı tutanağın aslı okul idaresine teslim edilir. Bir kopyasını da kendi dosyanda sakla. Denetimde ya da bir sonraki toplantıda ilk bakılan belge budur. Kağıt ve sistem birbirinin yedeğidir. Sistemde sorun çıkarsa kağıt seni kurtarır. Kağıt kaybolursa sistem kaydı elinde olur.

Kağıt tutanağı hazırlarken EvrakKürek işini kolaylaştırır. Ücretsiz bir mobil uygulamadır. Hazır şablonu doldurursun, telefonda PDF olarak çıkar. Verilerin cihazında kalır. Çıkan PDF'i yazdırıp imzalatman yeterlidir.

• Her toplantı için ayrı bir poşet dosya kullan.
• Dosyanın üstüne eğitim yılını, dönemi ve şubeyi ya da zümreyi yaz.
• Sisteme giriş yaptığın tarihi tutanağın üzerine küçük bir notla ekle.
• Önceki yılın tutanaklarını da sakla. Yeni toplantının ilk gündem maddesi genellikle önceki kararların değerlendirilmesidir.