ŞÖK Toplantı Tutanağı: Hazır Şablon ve Örnek 2026-2027

ŞÖK, Şube Öğretmenler Kurulu demektir. Şube, bir sınıf seviyesindeki tek bir grubu anlatır. Örneğin 6/A bir şubedir. ŞÖK toplantısında o şubede derse giren bütün öğretmenler bir araya gelir. Rehberlik öğretmeni de kurula katılır. Amaç, şubedeki öğrencilerin durumunu birlikte değerlendirmek ve başarıyı artıracak kararlar almaktır.

Kurulun nasıl işleyeceğini MEB Eğitim Kurulları ve Zümreleri Yönergesi belirler. Yönerge, bir konunun okulda nasıl uygulanacağını anlatan resmi kural metnidir. Şube öğretmenler kurulu bu yönergenin 10. maddesinde düzenlenir. Ayrıca ortaokullar için Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği'nin 36. maddesi, liseler için Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği'nin 110. maddesi kurula dayanak oluşturur.

ŞÖK; ortaokul, imam hatip ortaokulu ve liselerde yapılır. İlkokulda yapılmaz. Sınıf öğretmenler kuruluyla da karıştırma. Sınıf kurulu, aynı seviyedeki bütün şubeleri birlikte ele alır. ŞÖK ise tek bir şubeye odaklanır ve o şubenin öğrencilerini konuşur.

Toplantı zamanı okul türüne göre değişir. Ortaokullarda ve imam hatip ortaokullarında ŞÖK yılda üç kez yapılır. Aylar yönergede bellidir: ekim, şubat ve haziran. 2026-2027 eğitim öğretim yılı Eylül 2026'da başlar. Yani ortaokulda toplantılar Ekim 2026, Şubat 2027 ve Haziran 2027 içinde yapılır. Okul idaresi gün ve saati duyurur. Sen de kendi şubenle ilgili notlarını önceden hazırlarsan toplantı kısa sürer.

Liselerde ŞÖK yılda iki kez yapılır. Aylar kasım ve nisandır. 2026-2027 yılında Kasım 2026 ve Nisan 2027 içinde toplanırsın. Yılın son toplantısında o yıl alınan kararlar ve sonuçları değerlendirilir. Bu yüzden önceki tutanakları saklaman işini kolaylaştırır.

• İhtiyaç olursa ek toplantı yapılabilir. Müdür, ilgili müdür yardımcısı, rehberlik öğretmeni ya da şube rehber öğretmeni talep eder. Okul müdürü uygun görürse kurul toplanır.
• Toplantılar ders saatleri dışında yapılır.
• Toplantının tarihi, yeri ve gündemi en az 5 gün önceden duyurulur.
• Şubelerin toplantıları ihtiyaca göre ayrı ayrı ya da birleştirilerek yapılabilir.

Tutanak, toplantıda konuşulanların ve alınan kararların yazılı kaydıdır. Yönerge tek tip bir şablon zorunlu kılmaz. Yine de iyi bir ŞÖK toplantı tutanağında şu bölümler beklenir:

1. Başlık bilgileri: Okul adı, eğitim öğretim yılı, şube adı, toplantı numarası, tarih, saat ve toplantı yeri.
2. Gündem: Konuşulacak konuların numaralı listesi. Gündem, üyelere toplantıdan önce duyurulur.
3. Katılımcılar: Şubede derse giren öğretmenler, rehberlik öğretmeni ve kurul başkanı. Başkan, okul müdürü ya da görevlendirdiği müdür yardımcısıdır.
4. Görüşmeler: Her gündem maddesinde konuşulanların kısa özeti.
5. Kararlar: Numaralı ve açık kararlar. Her karar kimin ne yapacağını söylemeli.
6. İmzalar: Toplantıya katılmayanlar dahil bütün üyeler tutanağı imzalar. En altta okul müdürünün onayı yer alır.

Kararlar oy çokluğuyla alınır. Oylar eşit çıkarsa başkanın katıldığı görüş kabul edilir. Kararlar müdür onayından sonra uygulanmaya başlar. İmzalanan tutanağı okul yönetimi saklar. Gerekli konuların özelliğine göre veliler de toplantıya davet edilebilir.

Ortaokulda, yani 5, 6, 7 ve 8. sınıflarda tutanağın odağı uyum ve başarıdır. 5. sınıfta öğrenci her ders için ayrı öğretmene yeni alışır. Bu yüzden ilk toplantıda uyum konuları öne çıkar. Yönergeye göre ortaokulda öğrencilerin sınıf geçme ve sınıf tekrarı durumları da gündeme alınır. 8. sınıfta öğretmenler genellikle liseye geçiş sürecini de konuşur.

Lisede, yani 9, 10, 11 ve 12. sınıflarda ders sayısı ve öğretmen kadrosu daha geniştir. Tutanağa katılan imza sayısı da artar. 9. sınıf tutanaklarında liseye uyum öne çıkar. Meslek liselerinde öğrencilerin işe ve yükseköğrenime yönlendirilmesi yönergede ayrı bir gündem maddesidir. 12. sınıfta öğretmenler genellikle mezuniyet ve sınav dönemini de değerlendirir.

Bazı konular her kademede ortaktır. Şubede kaynaştırma öğrencisi varsa onun için alınacak tedbirler gündeme alınır. Kaynaştırma, özel eğitim ihtiyacı olan öğrencinin akranlarıyla aynı sınıfta okumasıdır. Her şube için ayrı tutanak tutulur. Toplantılar birleştirilse bile hangi kararın hangi şubeye ait olduğu açık yazılmalıdır.

Küçük hatalar denetimde ya da idare kontrolünde sorun çıkarır. En sık görülen hatalar şunlar:

• Yanlış ay seçmek: Ortaokul takvimi ile lise takvimi karışır. Lise tutanağına ekim tarihi yazmak bunun tipik örneğidir.
• İmza eksiği bırakmak: Toplantıya gelmeyen öğretmenin imzası unutulur. Oysa katılmayanlar dahil bütün üyelerin imzalaması gerekir.
• Önceki kararları atlamak: Her toplantının ilk gündem maddesi, bir önceki toplantıda alınan kararlardır. İlk toplantı dışında bu madde hep bulunmalı.
• Kopyala yapıştır karar yazmak: İnternetten inen hazır dosyadaki genel cümleler şubenin gerçek durumunu anlatmaz. Kararları kendi öğrencilerine göre yaz.
• Müdür onayını unutmak: Kararlar ancak müdür onayından sonra uygulanır. Onaysız tutanak eksik sayılır.
• Kaynaştırma öğrencisini atlamak: Şubede kaynaştırma öğrencisi varsa onun için ayrı değerlendirme ve tedbir yazılmalı.

Bu hataların çoğu son dakikada aceleyle yazmaktan doğar. Şablonu toplantıdan önce hazırlarsan ve gündemi önceden okursan tutanağı toplantı sırasında rahatça doldurursun. İmza ve onay aşaması da böylece hızlanır.

Alışılmış yol belli. Bir siteden Word dosyası indirirsin. Bilgisayarda açarsın. Okul adını, tarihleri ve isimleri tek tek değiştirirsin. Bu yol çalışır ama yorucudur. Dosya eski bir yıla ait olabilir. Biçim bozulabilir. Üstelik bilgisayar başında olman gerekir.

İkinci yol telefonda doldurmak. EvrakKürek gibi ücretsiz bir mobil uygulamada şubene uygun hazır ŞÖK şablonunu seçersin. Boş alanları doldurursun. Uygulama telefonda PDF üretir. Verilerin cihazında kalır, internete gönderilmez. Çıktıyı okulda alıp imzaya açman yeterlidir.

Hangi yolu seçersen seç, önemli olan içeriktir. İyi bir tutanak, şubenin gerçek durumunu ve alınan gerçek kararları anlatır. Şablon sana yalnızca iskeleti verir. İçini senin gözlemlerin doldurur.