ŞÖK Tutanağı Nasıl Doldurulur? Adım Adım Rehber

ŞÖK, Şube Öğretmenler Kurulu demektir. Aynı şubeye ders veren öğretmenlerin yaptığı toplantıdır. Örneğin 6/A şubesinin tüm öğretmenleri bir araya gelir. Okul rehber öğretmeni de kurula katılır. ŞÖK tutanağı ise bu toplantıda konuşulanların ve alınan kararların yazıldığı resmi belgedir.

Kurulun dayanağı yönetmeliktir. Ortaokullar için Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği'nin 36. maddesi geçerlidir. Liseler için Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği'nin 110. maddesi geçerlidir. Ortaokulda kurul yılda üç kez toplanır: birinci dönemin ikinci ayında, ikinci dönemin ilk iki haftasında ve ders yılı sonunda. Lisede toplantılar Kasım ve Nisan aylarında yapılır. 2026-2027 eğitim yılı Eylül 2026'da başlıyor. Yani ilk ŞÖK toplantıları çoğu okulda Ekim ve Kasım aylarına denk gelir.

Toplantıya eli boş gitme. Şu belgeleri önceden hazırlarsan tutanağı doldurmak çok kolaylaşır:

• Güncel sınıf listesi. e-Okul'dan alabilirsin.
• Önceki ŞÖK toplantısının tutanağı ve alınan kararlar.
• Öğrencilerin sınav sonuçları ve ders başarı durumları.
• Devamsızlık bilgileri.
• Rehberlik servisinin notları. Uyum sorunu ya da özel durumu olan öğrenciler için önemlidir.
• Varsa kaynaştırma öğrencileri için BEP dosyası. BEP, öğrenciye özel hazırlanan Bireyselleştirilmiş Eğitim Programı demektir.

Tutanak doldurmak zor değildir. Sırayı takip etmen yeterlidir. Aşağıdaki altı adımı uygula:

1. Tarih ve şube bilgisini yaz. Toplantının tarihini, saatini ve yerini belirt. Eğitim yılını, dönemi ve şubeyi ekle. Örnek: 2026-2027 eğitim yılı, birinci dönem, 6/A şubesi.
2. Katılımcıları yaz. Kurula okul müdürü, görevlendirdiği müdür yardımcısı ya da şube rehber öğretmeni başkanlık eder. Şubeye ders veren tüm öğretmenleri ad, soyad ve branşıyla listele. Okul rehber öğretmenini de ekle.
3. Gündem maddelerini yaz. Gündem, toplantıda konuşulacak konuların listesidir. Maddeleri numaralayarak alt alta sırala. Gündemi toplantıdan önce belirlemek en doğrusudur.
4. Görüşmeleri yaz. Her gündem maddesi için konuşulanları kısaca özetle. Kimin ne söylediğini belirt. Uzun tutmana gerek yok, birkaç cümle yeterlidir.
5. Kararları yaz. Her kararı numarala. Kararın ne olduğunu, kimin yapacağını ve ne zaman yapılacağını açıkça belirt. Belirsiz karar yazma.
6. İmzaları tamamla. Toplantı bitmeden tüm katılımcılara tutanağı imzalat. Katılamayan öğretmen varsa mazeretini tutanağa yaz. En sonda kurul başkanının imzası ve onayı yer alır.

Ne yazacağını bilemiyorsan örneklerden yola çık. Aşağıdaki gündem maddeleri çoğu ŞÖK toplantısında kullanılır:

• Önceki toplantıda alınan kararların değerlendirilmesi.
• Şubenin genel başarı durumunun görüşülmesi.
• Öğrencilerin devamsızlık durumlarının değerlendirilmesi.
• Sınıf içi davranış ve uyum konularının görüşülmesi.
• Varsa kaynaştırma öğrencilerinin gelişiminin değerlendirilmesi.
• Velilerle iş birliği ve alınacak önlemler.

Karar yazarken üç soruya cevap ver: Ne yapılacak? Kim yapacak? Ne zaman yapılacak? Bu üçü varsa karar açıktır. Şu örneklere bak:

• Matematik dersinde zorlanan öğrenciler için ders öğretmeninin ek çalışma planlamasına karar verildi.
• Devamsızlığı artan öğrencinin velisiyle şube rehber öğretmeninin bir hafta içinde görüşmesine karar verildi.
• Okuma alışkanlığını artırmak için tüm derslerde kitap okuma etkinliğine yer verilmesine karar verildi.
• Alınan kararların bir sonraki ŞÖK toplantısında gözden geçirilmesine karar verildi.

Görüşmeler bölümü tutanağın kalbidir. Burada öğrencilerin durumu anlatılır. Yönetmeliğe göre kurulda öğrencinin başarısı, kişiliği, beslenmesi, sağlığı, sosyal ilişkileri ve ailesinin durumu değerlendirilir. Yani sadece notlardan bahsetme. Öğrenciyi bütün yönleriyle ele al.

Her öğretmenin söylediğini kısaca özetle. Konuşmaları kelimesi kelimesine yazmana gerek yok. Şu örnek ifadeleri kendi şubene uyarlayabilirsin:

• Türkçe öğretmeni, şubenin okuma hızının arttığını, üç öğrencinin ek desteğe ihtiyacı olduğunu belirtti.
• Rehber öğretmen, bir öğrencinin okula uyum sorunu yaşadığını ve ailesiyle görüşme yapıldığını söyledi.
• Fen bilimleri öğretmeni, deney etkinliklerine katılımın iyi olduğunu ifade etti.
• Matematik öğretmeni, sınav sonuçlarının önceki döneme göre yükseldiğini paylaştı.

Öğrenci hakkında yazarken etiketleyici ifadeler kullanma. Tembel ya da ilgisiz gibi sözcükler yerine gözlemini yaz. Örneğin derse hazırlıksız geliyor ya da ödevlerini düzenli getirmiyor de. Tutanak resmi bir belgedir ve yıllarca saklanır. Yazdığın her cümle öğrenciyi tanımlar.

Dönem içi ŞÖK toplantılarının tutanağı genelde kağıt üzerinde kalır. Ders yılı sonunda ise durum farklıdır. Sınıf geçmesi görüşülen öğrenciler için karar e-Okul'a işlenir. Bu öğrenciler için EK-5 adlı öğrenci kişisel değerlendirme tutanağı doldurulur. e-Okul girişini genelde okul idaresi yapar. Senden beklenen, tutanağı eksiksiz doldurup teslim etmektir.

Bazı okullar kurul tutanaklarını MEBBİS'teki e-Kurul ve Zümre modülüne de yükler. Bu uygulama okuldan okula değişir. Emin değilsen okul idarene sor.

İmzalı kağıt tutanak okulda saklanır. Bir örneği ŞÖK karar dosyasına konur. Denetimlerde bu dosyaya bakılır. Bu yüzden imzaları tamamlamadan tutanağı teslim etme.

Tutanağı elle de yazabilirsin, telefonda da hazırlayabilirsin. Örneğin ücretsiz EvrakKürek uygulamasında hazır ŞÖK şablonunu seçip boşlukları dolduruyorsun. Uygulama telefonda PDF üretiyor, bilgiler cihazında kalıyor. Çıktıyı alıp imzalatman yeterli.

Küçük hatalar tutanağı geçersiz kılmaz ama denetimde sorun çıkarır. En sık görülen hatalar ve çözümleri şunlar:

• Tutanağı toplantıdan haftalar sonra yazmak. Ayrıntılar unutulur. Toplantı sırasında not al, tutanağı aynı gün tamamla.
• Belirsiz karar yazmak. Başarı artırılacaktır gibi cümleler bir şey söylemez. Sorumluyu ve süreyi mutlaka yaz.
• İmzaları eksik bırakmak. Sonradan imza toplamak zordur. Toplantı bitmeden herkese imzalat.
• Önceki kararlara hiç değinmemek. İlk gündem maddesi olarak eski kararların uygulanıp uygulanmadığını değerlendir.
• Her öğrenci için aynı kalıp cümleyi kopyalamak. Kısa ama öğrenciye özgü yaz. Kopyala yapıştır tutanak hemen fark edilir.
• Tarih ve şube bilgisinde tutarsızlık. Tutanaktaki tarihin okulun toplantı planındaki tarihle aynı olduğunu kontrol et.

Bu listeyi teslimden önce kontrol listesi gibi kullan. Birkaç dakikalık kontrol, seni sonradan uğraştıracak düzeltmelerden kurtarır.