Sene Sonu ŞÖK Toplantı Tutanağı: Örnek ve Gündem

ŞÖK, yani Şube Öğretmenler Kurulu, bir şubede derse giren öğretmenlerin ortak toplantısıdır. Kurulun genel işleyişini ŞÖK toplantı tutanağı rehberimizde anlattık. Bu sayfanın odağı sene sonu toplantısı. Çünkü yılın en kritik ŞÖK'ü budur. Alınan kararlar öğrencinin karnesini ve e-Okul kaydını doğrudan etkiler.

Ortaokullarda ve imam hatip ortaokullarında sene sonu ŞÖK'ü haziran ayında, ders yılı bitmeden yapılır. Sınıf geçme ve sınıf tekrarı görüşmeleri yönetmeliğe göre ikinci dönemin son haftasında yapılır. 2026-2027 eğitim öğretim yılı için bu, Haziran 2027 demektir. Gün ve saati okul idaresi duyurur.

Liselerde takvim farklıdır. Yönergeye göre liselerde yılın son ŞÖK'ü nisan ayında toplanır ve yıl değerlendirmesi orada yapılır. Lisedeki işleyiş için lise ŞÖK toplantı tutanağı rehberimize bakabilirsin. İlkokulda ise ŞÖK zaten kurulmaz.

Sene sonu toplantısının gündemi diğer toplantılardan farklıdır. Artık yeni önlem almazsın. Yılın hesabını çıkarır, yıl sonu kararlarını verir ve gelecek yıla not bırakırsın. Tipik bir gündem şöyle kurulur:

1. Açılış, yoklama ve gündemin okunması.
2. Yıl içinde yapılan ŞÖK toplantılarında alınan kararların ve sonuçlarının değerlendirilmesi.
3. Öğrencilerin yıl sonu başarı durumunun ders bazında görüşülmesi.
4. Devamsızlığı fazla olan öğrencilerin durumunun değerlendirilmesi.
5. Sınıf geçme ve sınıf tekrarı durumunda olan öğrencilerin tek tek görüşülmesi.
6. Davranış, uyum ve rehberlik çalışmalarının yıl sonu değerlendirmesi.
7. Kaynaştırma ve destek eğitimi alan öğrencilerin yıl sonu durumu.
8. Bir sonraki eğitim öğretim yılı için öneriler ve devredilecek notlar.
9. Kararların yazılması, dilek ve temenniler, kapanış.

Bu liste bir kalıptır. Şubende kaynaştırma öğrencisi yoksa o maddeyi çıkar. Devamsızlık sorunu büyükse o maddeyi genişlet. Gündem, şubenin gerçek durumunu yansıtmalı.

Sene sonu tutanağını güçlü yapan bölüm burasıdır. Ekim ve şubat toplantılarının tutanaklarını yanına al. Orada yazan her kararı tek tek ele al. Hangi öğrenci için hangi önlem alınmıştı? Sonuç ne oldu? Bunu yazmak, tutanağı kopyala yapıştır metinlerden ayırır.

• Alınan karar gerçekten uygulandı mı, yoksa kağıt üstünde mi kaldı?
• Öğrencinin notlarında ve derse katılımında ölçülebilir bir ilerleme oldu mu?
• Veli görüşmeleri yapıldı mı, veli sürece katıldı mı?
• Rehberlik servisine yönlendirilen öğrencilerde değişim gözlendi mi?

Sonuç vermeyen kararları da dürüstçe yaz. Bu bir başarısızlık itirafı değildir. Gelecek yıl aynı öğrenciyle çalışacak öğretmenler için yol haritasıdır. Devreden öneriler, yeni yılın ilk ŞÖK toplantısında ilk gündem maddesi olur.

Ortaokulda üç grup öğrencinin durumu sene sonu ŞÖK'ünde görüşülür: özürsüz devamsızlığı 20 günü geçenler, Türkçe dersinden yıl sonu puanı 70'in altında kalanlar ve herhangi bir dersten yıl sonu puanı 50'nin altında kalanlar. Kurul bu öğrenciler için sınıf geçme ya da sınıf tekrarı kararı verir. Yani ortaokulda bu kararı ŞÖK verir.

Karar mutlaka gerekçeli olmalı. Sadece 'geçmesine karar verildi' yazmak yetmez. Öğrencinin çabası, veli desteği ve genel durumu kısaca anlatılır. Önemli bir ayrıntı: kurul kararıyla sınıf geçen öğrencinin puanları değiştirilmez. Notlar aynı kalır, e-Okul'a yalnızca kurul kararı işlenir.

İlkokulda işleyiş bambaşkadır. İlkokulda ŞÖK yoktur ve sınıf tekrarına kurul karar vermez. Okul, yeterli düzeye ulaşamayan öğrencilerin velilerini mayıs ayında bilgilendirir. Veli yazılı dilekçe verirse öğrenci sınıf tekrarı yapabilir. Bu hak ilkokul boyunca yalnızca bir kez kullanılır.

Liselerde ise sınıf geçme; yıl sonu başarı puanı, sorumlu geçme ve devamsızlık kurallarıyla yönetmelikte belirlenir. Lisede ŞÖK öğrencinin genel durumunu değerlendirir ama sınıf geçirme kararı almaz. Tutanağına lisede böyle bir karar yazma.

Aşağıdaki cümleleri kendi şubene göre uyarlayabilirsin. İsimleri, dersleri ve gerekçeleri kendi öğrencilerine göre değiştir:

• Yıl içinde alınan kararlar gözden geçirildi. Okuma akıcılığı çalışması yapılan öğrencilerde belirgin ilerleme görüldüğü tespit edildi.
• 6/A şubesinden (öğrencinin adı), matematik dersinden yıl sonu puanı 50'nin altında kaldığı için görüşüldü. Yıl içindeki çabası ve gelişimi dikkate alınarak sınıf geçmesine oy birliğiyle karar verildi.
• (Öğrencinin adı) özürsüz devamsızlığı 20 günü aştığı için değerlendirildi. Veli görüşmeleri ve genel başarı durumu birlikte ele alınarak sınıf tekrarına karar verildi.
• Kurul kararıyla sınıf geçen öğrencilerin gerekçeli kararlarının e-Okul sistemine işlenmesine karar verildi.
• Destek eğitimi önerilen öğrencilerin listesinin, gelecek yıl şubede derse girecek öğretmenlerle paylaşılmasına karar verildi.
• Şubenin genel başarı ortalamasının geçen yıla göre yükseldiği görüldü. Uygulanan ödev takip yönteminin yeni yılda da sürdürülmesi önerildi.

Gerekçesiz karar yazmaktan kaçın. 'Görüşüldü' deyip geçmek, tutanağı işlevsiz yapar. Bir itiraz ya da denetim olursa seni koruyan şey, kararın gerekçesidir.

Ortaokulda sınıf geçme ve sınıf tekrarıyla ilgili gerekçeli karar, EK-5 Ders Yılı Sonu Şube Öğretmenler Kurulu Öğrenci Kişisel Değerlendirme Tutanağına yazılır. Sonra bu karar e-Okul sisteminin ilgili bölümüne işlenir. Karnelerin ve yıl sonu işlemlerinin doğru çıkması bu kayda bağlıdır. Bu yüzden tutanak, e-Okul yıl sonu işlemleri kapanmadan tamamlanmalı.

Tutanağı toplantıya katılan bütün öğretmenler imzalar. Rehberlik öğretmeni katıldıysa o da imzalar. Bir örneği okul idaresine teslim edilir. Kendine de bir kopya ayır. Gelecek yılın ilk toplantısında bu tutanağa yeniden ihtiyacın olacak.

Tutanağı elle yazmak istemiyorsan EvrakKürek işini kolaylaştırır. Ücretsiz mobil uygulamada hazır şablonu telefonda doldurur, tek dokunuşla PDF alırsın. Verilerin cihazında kalır, internete yüklenmez.