Veli Görüşme Tutanağı: Örnek ve Yazım Rehberi

Veli görüşme tutanağı, tek bir veliyle yaptığın görüşmenin yazılı kaydıdır. Görüşme yüz yüze ya da telefonla olabilir. Tutanakta görüşmenin tarihi, konusu, iki tarafın söyledikleri ve varılan kararlar yer alır. Okullarda bu belgeye veli görüşme formu da denir.

Bu belgeyi veli toplantısı tutanağıyla karıştırma. Veli toplantısı tutanağı, sınıftaki bütün velilerle yapılan toplu toplantıyı kaydeder; ortak gündemi ve imza listesi vardır. Veli görüşme tutanağı ise tek bir veliyle, tek bir öğrenci hakkında yapılan bireysel görüşmeyi kaydeder. Konular o öğrenciye özeldir ve altında genellikle iki imza bulunur: öğretmenin ve velinin.

Peki neden yazıyorsun? Çünkü tutanak, veliyi bilgilendirdiğini gösteren en net kayıttır. Alınan kararları unutmamanı ve takip etmeni sağlar. İleride bir görüş ayrılığı yaşanırsa ne konuşulduğunu belgeler. Okul idaresi ya da rehberlik servisi de önemli görüşmelerin kayda geçirilmesini ister. Tutanak genellikle öğrencinin dosyasında saklanır.

Her veliyle her konuşmada tutanak gerekmez. Ama bazı durumlarda yazılı kayıt şarttır. En sık karşılaşılan durumlar şunlardır.

• Devamsızlık: Öğrencinin devamsızlığı artıyorsa ve veliyi bu konuda bilgilendiriyorsan.
• Davranış: Öğrencinin davranışlarında belirgin bir değişiklik varsa; arkadaşlarıyla sorun yaşıyorsa ya da sınıf kurallarına uymakta zorlanıyorsa.
• Akademik düşüş: Notları düşüyorsa, ödevlerini teslim etmiyorsa ya da derse katılımı azaldıysa.
• Bilgilendirme: Öğrenciyle ilgili önemli bir kararı, bir sağlık durumunu ya da bir yönlendirmeyi veliye ilettiysen.
• Veli talebi: Veli kendisi görüşme istediyse ve önemli bir konu konuşulduysa.

Rutin ve kısa görüşmeler için durum farklıdır. Okul çıkışında iki dakikalık ayaküstü sohbet için tutanak tutman gerekmez; ajandana kısa bir not düşmen yeterlidir. Ama konu devamsızlık, davranış ya da önemli bir karar ise mutlaka tutanak tut. Kararsız kaldığında yaz; yazılı kayıt her zaman seni korur. Bir ipucu daha: birçok okul, öğretmenler için haftalık veli görüşme gün ve saati belirler. Görüşmeleri bu saatlere toplarsan hem bölünmezsin hem de kaydı hemen orada tutarsın.

İyi bir görüşme tutanağı belli bir sırayla ilerler. Aşağıdaki altı adımı izlersen hiçbir şeyi atlamazsın. Tamamı on dakikanı almaz.

1. Tarih, saat, yer ve katılımcıları yaz. Görüşmenin hangi gün, saat kaçta, nerede yapıldığını ve kimlerin katıldığını belirt. Öğrencinin adını, sınıfını ve velinin yakınlık derecesini ekle.
2. Görüşme konusunu tek cümleyle belirt. Örneğin: Görüşmenin konusu öğrencinin son bir aydaki devamsızlıklarıdır.
3. Velinin ilettiklerini özetle. Velinin anlattıklarını kendi yorumunu katmadan, iletti ve belirtti gibi ifadelerle yaz.
4. Kendi ilettiklerini yaz. Veliye hangi gözlemleri, hangi bilgileri aktardığını kısaca not et.
5. Varılan ortak kararları maddele. Her kararda kimin ne yapacağını ve varsa tarihini belirt.
6. İmzaları al. Tutanağı veliye okut, sonra ikiniz de imzalayın. Bir nüshasını dosyana koy.

Bu iskeleti her seferinde baştan kurmak istemiyorsan hazır şablon kullan. EvrakKürek, öğretmenler için hazırlanan ücretsiz bir mobil uygulama. Hazır tutanak şablonundaki boşlukları telefonunda dolduruyorsun, uygulama sana imzaya hazır bir PDF veriyor. Bilgilerin cihazında kalıyor. Uygulama çok yakında mağazalarda yayında olacak.

Aşağıdaki örnek, devamsızlık konulu bir görüşme için yazıldı. Adları, tarihleri ve konuyu kendi durumuna göre değiştirmen yeterli.

13 Kasım 2026 Cuma günü saat 10.40'ta okul rehberlik odasında, 7-A sınıfı öğrencisi E.Y.'nin annesi ile görüşme yapılmıştır. Görüşmenin konusu öğrencinin son bir aydaki devamsızlıklarıdır. Veli, öğrencinin sabahları okula gitmek istemediğini ve sık sık karın ağrısından yakındığını iletmiştir. Öğretmen, öğrencinin son bir ayda altı gün okula gelmediğini, bu sürede işlenen konulardan geri kaldığını ve devamsızlık sürerse okul idaresinin resmî bilgilendirme sürecini başlatacağını paylaşmıştır.

Görüşme sonunda şu kararlar alınmıştır: Veli, öğrencinin okula gelemeyeceği günlerde aynı gün okulu arayarak bilgi verecektir. Öğrencinin karın ağrısı şikâyeti için hafta içinde doktora başvurulacaktır. Öğrencinin durumu rehberlik servisiyle paylaşılacaktır. İki hafta sonra veliyle telefonla durum değerlendirmesi yapılacaktır. Görüşme saat 11.10'da sona ermiştir. İşbu tutanak iki nüsha düzenlenmiş ve taraflarca imzalanmıştır.

Gerçek tutanağa öğrencinin ve velinin açık adını yazarsın; buradaki kısaltma yalnızca örnekteki gizlilik içindir. Tutanak kişisel bilgi içerdiği için onu üçüncü kişilerle paylaşma ve güvenli bir dosyada sakla.

Her veliye yüz yüze ulaşamazsın. Telefon görüşmesi de kayda geçirilebilir. Görüşme biter bitmez, aklındayken yaz: tarihi, saati, kimi aradığını ya da kimin seni aradığını, görüşme konusunu ve konuşulanların kısa özetini not et. Görüşmenin telefonla yapıldığını tutanakta açıkça belirt.

Telefon kaydının en önemli farkı imzadır. Veli yanında olmadığı için imza alamazsın. Veli imzası alanına görüşme telefonla yapılmıştır notunu düş ve kendi imzanı at. Veli daha sonra okula geldiğinde tutanağı okutup imzalatabilirsin. Veliye ulaşamadıysan onu da yaz: aranmış, ulaşılamamıştır notu, tarih ve saatle birlikte kayda girer.

İki uyarı da ekleyelim. Birincisi, veliden habersiz ses kaydı alma; yazılı özet yeterlidir. İkincisi, resmî bildirim gerektiren konularda yalnızca telefon notuna güvenme. Devamsızlık bildirimi gibi resmî işlemlerin nasıl yürüyeceğini okul idaresine danış; bu süreçlerin kendi kuralları vardır.

Tutanak bir duygu belgesi değil, gözlem belgesidir. Yorum yerine davranış yaz. Gördüğünü mümkünse sayıyla ve tarihle anlat. Aradaki farkı şu örnek cümle çiftlerinde görebilirsin.

• Yanlış: Öğrenci derste hiç durmuyor, sınıfı dağıtıyor. Doğru: Öğrenci bu hafta üç derste izin almadan yerinden kalktı ve arkadaşlarının çalışmasını böldü.
• Yanlış: Veli çocuğuyla hiç ilgilenmiyor. Doğru: Veli, iş saatleri nedeniyle akşamları ödev takibine zaman ayıramadığını iletti.
• Yanlış: Öğrenci iyice tembelleşti. Doğru: Öğrenci son iki haftada verilen beş ödevden üçünü teslim etmedi.
• Yanlış: Bu çocukta kesin dikkat sorunu var. Doğru: Öğrenci etkinliklere kısa süre odaklanabildi; durum rehberlik servisine iletildi.

Veliyi suçlayan dil, veliyi savunmaya iter ve iş birliğini bozar. Oysa amacın veliyi kazanmak. Velinin sözlerini iletti ve belirtti diyerek aktar; üzerine kendi yorumunu ekleme. Tanı koyan ifadelerden uzak dur; tanı koymak uzmanın işidir, senin işin gözlemi aktarmak. Kararları da iki tarafın yapacağı işler olarak yaz; böylece yük tek tarafa yüklenmez.

Böyle yazılmış bir tutanak iki işi birden görür. Veliyle ilişkini korur, çünkü kimseyi suçlamaz. Gerektiğinde de seni destekler, çünkü tartışılmaz gözlemlere dayanır.